Program szkolenia stanowi prawnie chronioną własność intelektualną, a jego przetwarzanie, rozpowszechnianie lub korzystanie z niego bez wiedzy i zgody autora jest zabronione.
1. Czym są dotacje i jak je prawidłowo rozliczać?
• Cele dotacji i ich podstawy prawne.
• Znaczenie dokumentacji w procesie rozliczania dotacji.
• Odpowiedzialność za poprawność rozliczeń finansowych.
2. Rodzaje dowodów księgowych i ich właściwy opis.
• Rodzaje dowodów księgowych:
o Faktury VAT, rachunki, noty księgowe, dokumenty KP (kasa przyjęła), KW (kasa wydała).
o Dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne (np. lista płac, polecenia wyjazdu służbowego).
• Obowiązkowe elementy dowodu księgowego:
o Nazwa i numer dokumentu.
o Data wystawienia.
o Dane stron transakcji (sprzedający/nabywca).
o Opis transakcji, rodzaj towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, wartość.
o Podpisy osób odpowiedzialnych (jeśli dotyczy).
o Numer konta księgowego i sposób rozliczenia.
3. Wyodrębniona ewidencja księgowa – wymagania i zasady
• Definicja wyodrębnionej ewidencji księgowej (czyli ewidencji prowadzonej wyłącznie w celu rozliczenia dotacji).
• Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wynikający z umów dotacyjnych.
• Jak prawidłowo zaksięgować operacje finansowe związane z dotacją?
o Odpowiednie konta księgowe.
o Wykorzystanie systemów księgowych do rozliczeń dotacyjnych.
4. Data zapłaty – jakie zasady obowiązują?
• Data zapłaty vs. data obciążenia rachunku bankowego:
o Wątpliwości i orzecznictwo sądów na temat terminu uznania płatności za dokonaną.
• Jakie dokumenty potwierdzają datę zapłaty?
5. Podpisywanie dowodów księgowych – obowiązek czy możliwość?
• Obowiązek podpisywania dowodów księgowych – kiedy jest wymagany?
• Dokumenty elektroniczne i ich status prawny.
• Elektroniczne dowody księgowe a podpisy elektroniczne.
6. Płatność gotówką – limity i zasady dokumentowania
• Progi płatności gotówkowej zgodnie z przepisami (obecny limit 15 000 PLN dla przedsiębiorców, w przypadku beneficjentów prywatnych może być inaczej).
• Jak odnotować płatność gotówką?
o Dowody wpłaty, pokwitowania, kwity KP.
• Dokumenty niezbędne w przypadku kontroli.
7. Prawidłowe rozliczanie delegacji
• Delegacje – zasady ewidencji i rozliczania:
o Koszty podróży służbowych: bilety, diety, noclegi.
• Obowiązujące przepisy dotyczące ewidencjonowania delegacji:
o Rozporządzenie o podróżach służbowych.
o Kiedy bilet stanowi fakturę VAT? – warunki formalne.
8. Protokoły odbioru – elementy obowiązkowe
• Co musi zawierać protokół odbioru?
• Czy usługi nadzoru inwestorskiego lub zakupy muszą być odebrane protokołem odbioru?
• Kiedy protokół odbioru jest niezbędny w świetle przepisów?
9. Wyliczanie odsetek i kary umowne
• Jak prawidłowo wyliczyć odsetki za opóźnienia w płatnościach?
• Kary umowne nałożone na wykonawcę – czy pomniejszają wartość faktury?
o Zasady obliczania i dokumentowania potrąceń.
10. Dokumentowanie wykorzystania dotacji w różnych jednostkach (sektor publiczny vs. prywatny)
• Podmioty spoza sektora finansów publicznych (np. fundacje, przedsiębiorcy wpisani do CEiDG):
o Jak prowadzić dokumentację i wyodrębnioną ewidencję księgową?
o Jakie są wymagania dotyczące opisu dowodów księgowych dla beneficjentów prywatnych?
o Delegacje – jak rozliczać delegacje w przypadku braku formalnych struktur (CEiDG, osoby fizyczne)?
• Podmioty sektora publicznego:
o Zasady rozliczania delegacji i dokumentowania dowodów księgowych.
o Specyfika rozliczeń w jednostkach samorządowych i budżetowych.
11. Zakres obowiązków organu nadzorującego dotacje
o Kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji.
o Zakres odpowiedzialności za wydanie decyzji administracyjnej o zwrocie dotacji.
12. Proces wydania decyzji administracyjnej – etapy postępowania:
• Wszczęcie postępowania administracyjnego:
o Jak prawidłowo wszcząć postępowanie?
o Obowiązek poinformowania strony o wszczęciu postępowania.
o Ustalenie właściwego organu do wydania decyzji.
• Gromadzenie materiału dowodowego:
o Zasady gromadzenia dowodów dotyczących wykorzystania dotacji.
o Wykorzystanie sprawozdań, umów i innych dokumentów finansowych.
o Jakie dowody są niezbędne do wydania decyzji o zwrocie dotacji?
o Rola świadków i opinii biegłych.
• Analiza i ocena dowodów:
o Weryfikacja czy dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.
o Jak zinterpretować przesłanki dotyczące niewłaściwego wydatkowania środków?
• Sporządzenie projektu decyzji:
o Kluczowe elementy decyzji administracyjnej (część rozstrzygająca, uzasadnienie, pouczenie).
o Jak prawidłowo sporządzić uzasadnienie decyzji?
o Przykłady prawidłowego uzasadnienia – praktyczne wskazówki.
13. Prawidłowość uzasadnienia decyzji administracyjnej
• Elementy uzasadnienia:
o Fakt ustalenia naruszenia – dowody na niezgodne wykorzystanie dotacji.
o Wyjaśnienie przepisów prawa, na podstawie których decyzja jest wydawana.
o Odwołanie do umów dotacyjnych i warunków jej przyznania.
• Prawidłowe formułowanie wniosków:
o Jak zaprezentować dowody w sposób klarowny i przekonujący?
o Przykłady uzasadnień bazujących na orzecznictwie sądów administracyjnych.
14. Liczenie terminów i doręczanie decyzji
• Liczenie terminów:
o Jak liczyć terminy w postępowaniu administracyjnym (m.in. termin na wniesienie odwołania, termin na zapłatę)?
o Przykłady sytuacji, w których terminy ulegają przedłużeniu lub zawieszeniu.
o Konsekwencje dla organu i strony z powodu błędnego liczenia terminów.
• Doręczanie decyzji administracyjnych:
o Różne formy doręczania decyzji – doręczenia osobiste, za pośrednictwem poczty, elektronicznie.
o Jakie są warunki skutecznego doręczenia?
o Przykłady błędów w doręczaniu decyzji i ich konsekwencje prawne.
15. Możliwości umorzenia należności lub rozłożenia na raty
• Podstawa prawna umorzenia należności:
o W jakich przypadkach możliwe jest umorzenie zwrotu dotacji?
o Jakie są kryteria umorzenia? Przykłady sytuacji uzasadniających umorzenie należności.
o Procedura wnioskowania o umorzenie przez stronę.
• Rozłożenie na raty:
o Przesłanki do rozłożenia zwrotu dotacji na raty.
o Procedura składania wniosku przez beneficjenta i ocena zasadności przez organ.
o Jakie elementy powinny znaleźć się w decyzji o rozłożeniu na raty?
16. Błędy w decyzjach administracyjnych i ich konsekwencje
• Najczęstsze błędy proceduralne:
o Brak lub niewłaściwe uzasadnienie.
o Niezgodne z przepisami liczenie terminów.
o Błędne doręczenia – jak ich uniknąć?
• Konsekwencje niewłaściwego sporządzenia decyzji:
o Możliwość unieważnienia decyzji przez sąd administracyjny.
o Odpowiedzialność organu za ewentualne błędy proceduralne.
17. Sesja pytań i odpowiedzi oraz praktyczne przykłady
• Omówienie przypadków praktycznych, z jakimi spotykają się jednostki wydające decyzje o zwrocie dotacji.
• Praktyczne rozwiązania w celu minimalizowania błędów proceduralnych.
18. Podsumowanie: Praktyczne wskazówki
• Dobre praktyki w dokumentowaniu i rozliczaniu dotacji.
• Jak unikać najczęstszych błędów przy składaniu sprawozdań?
• Odpowiedzi na pytania uczestników i case study oparte na praktyce w rozliczaniu dotacji.
Dostęp do wirtualnego pokoju konferencyjnego zostanie przesłany na adres e-mail Uczestnika szkolenia na 7 dni przed terminem jego rozpoczęcia.
Wymagania techniczne: Komputer, smartfon lub tablet podłączony do internetu z prędkością łącza od 512 KB/sek.
