Komunikacja interpersonalna - jak skutecznie budować relacje i rozwiązywać konflikty?

Komunikacja interpersonalna odgrywa kluczową rolę w każdej sferze życia, zarówno tej prywatnej, jak i biznesowej. W poniższym artykule przyjrzymy się dokładnie temu, na czym właściwie polega, a także jaka jest jej rola w budowaniu relacji i łagodzeniu konfliktów zawodowych. Poradzimy także, w jaki sposób można pracować nad jej polepszeniem. Zapraszamy do lektury!

Co to jest komunikacja interpersonalna? Podstawowe informacje

Komunikacja interpersonalna to pojęcie, które w biznesie odnosi się do procesu wymiany informacji, idei i potrzeb między członkami zespołu, klientami, partnerami biznesowymi oraz innymi interesariuszami skupionymi wokół jednego projektu. Jest to kluczowy element skutecznej współpracy oraz budowania silnych relacji i może prowadzić do łatwiejszego osiągania celów biznesowych.

Różne rodzaje komunikacji interpersonalnej odgrywają istotną rolę w wielu obszarach, takich jak negocjacje, zarządzanie zespołem, prezentacje, obsługa klienta czy rozwiązywanie konfliktów. Wymaga ona precyzji, jasności oraz umiejętności skutecznego wyrażania siebie, słuchania oraz budowania pozytywnych relacji.

Komunikacja interpersonalna w biznesie składa się z kilku istotnych elementów. Są to nadawca i odbiorca, przekaz oraz kontekst. Pierwszymi dwoma mogą być na przykład lider i członek zespołu albo sprzedawca i klient. Przekaz to informacja, prośba lub sugestia. Z kolei kontekst określa sytuację biznesową, taką jak spotkanie, prezentacja lub negocjacje.

Przebieg procesu komunikacji interpersonalnej w biznesie zakłada dostosowanie formy i tonu przekazu do kontekstu oraz oczekiwań partnerów biznesowych. Odpowiednio przeprowadzony może przyczynić się do zbudowania zaufania, zwiększenia zaangażowania pracowników, poprawy relacji z klientami oraz osiągania lepszych wyników.

Jak wygląda proces komunikacji interpersonalnej? 

Odpowiedź na pytanie, co to jest komunikacja interpersonalna to jedno, ale jak wprowadzić tę wiedzę w życie? Wymaga to systematycznego działania opartego na konkretnych krokach. Proces komunikacji interpersonalnej w biznesie można podzielić na następujące etapy:

Krok 1 - określenie celu komunikacji

Celem może być przekazanie informacji, uzgodnienie warunków umowy, rozwiązanie problemu, i tym podobne. W biznesie ważne jest, aby oczekiwania były jasne i zgodne również z celami firmy.

Krok 2 - wybór formy komunikacji

W zależności od celu i nadanego mu kontekstu, należy wybrać odpowiednie rodzaje komunikacji interpersonalnej. Mogą to być rozmowa twarzą w twarz, wideokonferencja, wymiana wiadomości e-mail, prezentacja lub jeszcze coś innego. Właściwy dobór formy ma kluczowe znaczenie dla skuteczności przeprowadzonych działań.

Krok 3 - nadawanie i odbiór komunikatu

Przebieg procesu komunikacji interpersonalnej zakłada wymianę informacji pomiędzy nadawcą i odbiorcą. Ten pierwszy przekazuje polecenia, wyraża swoje myśli, opinie lub prośby. Druga osoba otrzymuje przekaz i interpretuje go.

Krok 4 - feedback 

Odbiorca reaguje na otrzymany komunikat, odpowiadając na pytania, wyrażając swoje opinie lub prosząc o dodatkowe wyjaśnienia. Ważne jest, aby feedback był konstruktywny i oparty na rzetelnej analizie przekazu.

Krok 5 - finalizacja komunikacji

Proces komunikacji interpersonalnej kończy się poprzez podsumowanie i podjęcie decyzji lub uzgodnień. W ujęciu biznesowym istotne jest, aby całość działań była przeprowadzona w sposób efektywny i przyczyniła się do osiągnięcia celów firmowych.

Różne rodzaje komunikacji interpersonalnej - przykłady

Odpowiednio dobrana forma komunikacji może mieć duży wpływ na skuteczność podejmowanych działań. Nie wszystkie rozwiązania sprawdzają się równie dobrze w danej sytuacji i przy podejmowaniu decyzji o skorzystaniu z jednego z nich, należy wziąć pod uwagę kontekst i założone cele biznesowe.

Przykładowe rodzaje komunikacji interpersonalnej to między innymi:

• Spotkania twarzą w twarz - to bezpośrednia komunikacja umożliwiająca szybką wymianę informacji i obserwacji reakcji niewerbalnych. Wymaga jednak fizycznej obecności uczestników w miejscu spotkania, co nie zawsze jest możliwe.
• Komunikacja telefoniczna - pozwala na szybką i bezpośrednią wymianę informacji, ale brak możliwości obserwacji reakcji niewerbalnych lub trudności w interpretacji tonu głosu mogą prowadzić do błędów w komunikacji. Wideokonferencje mogą nieco poprawić ten aspekt.
• Komunikacja pisemna - ten rodzaj komunikacji interpersonalnej pozwala na dokładne sformułowanie przekazu i przemyślenie treści, a także sprzyja archiwizacji, ale może zabierać dużo czasu.
• Prezentacja i występy publiczne - ta forma umożliwia skuteczne przekazywanie informacji i budowanie autorytetu, ale wymaga umiejętności publicznych i może być bardziej stresogenna. 

Proces komunikacji interpersonalnej - kursy i szkolenia

Jeśli są Państwo zainteresowani pogłębianiem wiedzy i zdobywaniem nowych kompetencji w dziedzinie komunikacji interpersonalnej, zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą na kursy online. 

Obejmuje ona między innymi profesjonalne szkolenia z komunikacji w zespole, które poruszają takie kwestie jak różne rodzaje komunikacji interpersonalnej, właściwe wyrażanie emocji, zdrowa asertywność, konstruktywne rozwiązywanie konfliktów i wiele więcej. 

Liderzy i menedżerowie mogą zdecydować się także na kurs zarządzanie zespołem, dzięki któremu będą w stanie lepiej poznać proces komunikacji interpersonalnej i wdrożyć zdrowe praktyki w swoich projektach.

Jesteśmy przekonani, że wśród wielu dostępnych szkoleń, uda się znaleźć warsztaty idealnie dostosowane do Państwa oczekiwań.