Dlaczego ważna jest komunikacja w miejscu pracy?

Komunikacja firmie to podstawa niezależnie od charakteru pracy, jaką zajmuje się przedsiębiorstwo. Dobra komunikacja sprawia, że firma lepiej funkcjonuje, pracownicy potrafią się wzajemnie słuchać i współpracować, zespoły lepiej się dogadują, a poziom wykonywanych zadań jest bardzo wysoki. Wielu pracowników i menedżerów może nie zdawać sobie z tego sprawy, ale często w firmach, w których są problemy (np. finansowe lub techniczne) głównym czynnikiem powodującym ich występowanie może być nieprawidłowa komunikacja. Często wystarcza uświadomienie pracowników, jak ważne jest prawidłowe porozumiewanie się, aby znacząco poprawić jakość wykonywanych przez nich zadań.

Szkolenie z komunikacji interpersonalnej w firmie

Komunikacja pozioma

Komunikacja wewnętrzna w firmie to najczęściej komunikacja pozioma, czyli taka, w której udział biorą członkowie organizacji znajdujący się na równorzędnych stanowiskach. Ten rodzaj porozumiewania się jest najczęściej stosowany w obszarach: koordynacji działań. Np. zespół dzieli się zadaniami i ustala sposób ich wykonywania lub rozwiązywania problemów pomiędzy działami i zespołami. Poszukuje się rozwiązania konkretnych problemów i dzieli się swoimi opiniami.

Przy tym rodzaju komunikacji istotne jest, aby pracownicy aktywnie słuchali siebie nawzajem oraz wyrażali swoje potrzeby i opinie w precyzyjny sposób. W tym miejscu duże znaczenie ma także asertywność. Dzięki asertywności pracownicy z większą łatwością mówią o swoich problemach, szanując przy tym inne osoby. Te elementy komunikacji pozwalają na zmniejszenie konfliktów w organizacji oraz sprawiają, że problemy rozwiązywane są z korzyścią dla wszystkich pracowników.

Szkolenie z asertywności i komunikacji

Komunikacja pionowa

Komunikacja z pracownikami często odbywa się również przy pomocy komunikacji pionowej, czyli takiej, gdzie mamy do czynienia z hierarchią. Przykładem jest np. komunikat Zarządu do pracowników niższego szczebla, wtedy wiadomość przechodzi przez menedżerów do pracowników. Ten przykład odnosi się do komunikacji w dół, natomiast komunikacja pionowa może również odbywać się w górę. Przykładem będzie list pracowników do Zarządu.

Te dwa rodzaje komunikacji w organizacji (w górę i w dół) zazwyczaj wyrażane są w sposób bardzo formalny, nierzadko na piśmie. Często są to informacje tajne, które trafiają tylko do wybranych pracowników lub działów.

Przy komunikacji w dół ważne jest, aby dbać o dobre relacje, komunikować się z empatią oraz przekazywać informację zwrotną o wykonanych zadaniach. To sprawi, że pracownicy będą odczuwać, że są zauważeni, a ich potrzeby są ważne dla kadry z wyższych szczebli. Analogicznie powinna wyglądać komunikacja w górę, gdzie pracownicy nie są aroganccy i roszczeniowi, ale uprzejmi i otwarci na współpracę. 

Jak dobrze komunikować się na różnych szczeblach?

Aby dobrze komunikować się na różnych szczeblach, warto stosować się do reguł komunikacji poziomej i pionowej, a także zapoznać się z narzędziami komunikacji. Oto kilka z nich, dzięki którym komunikacja w miejscu pracy stanie się bardziej efektywna:

1. Regularne zebrania, odprawy zespołu — takie zebrania sprawiają, że podwładni częściej mają okazję przekazać swoje uwagi menedżerom, a dzięki temu realnie wpłynąć na procesy zachodzące w miejscu pracy.

2. Spotkania zespołów zadaniowych — dają okazję do dyskusji i wymiany opinii na tematy związane z realizacją zadań, świetnie służą doskonaleniu produktów, które firma chce rozwijać lub wprowadzić na rynek.

3. Spotkania "w cztery oczy" — często występują w formie rozmów oceniających. Dzięki nim pracownicy dowiadują się o tym, jakie organizacja ma wobec nich wymagania. Mogą również komunikować, z czym mają największy problem, dzięki czemu przełożony może poznać ich potrzeby szkoleniowe.

Podsumowując, komunikacja to podstawa funkcjonowania organizacji, dzięki której pracownicy mogą koordynować zadania i rozwiązywać problemy. Ponadto komunikacja pozwala informować pracowników o tym, jakie są wobec nich wymagania, a pracownicy mogą komunikować o swoich największych problemach. Jak widać bez prawidłowej komunikacji firma może mieć wiele problemów na rynku, a tym samym być zagrożona. Dlatego warto dbać o właściwą komunikację w przedsiębiorstwie, ponieważ to niezastąpione narzędzie do zdobywania przewagi konkurencyjnej.